Certificaciones C-TPAT & OEA México

La Asociación de Comercio Aduanero Contra el Terrorismo (C-TPAT, por sus siglas en inglés) no es más que una alianza de la estrategia de cumplimiento de estándares de seguridad de la Aduana y Protección de Fronteras de los Estados Unidos de Norteamerica CBP Customs & Border Protection. A través de este programa, el CBP trabaja con la industria privada para fortalecer las cadenas de suministro internacionales y mejorar la seguridad fronteriza de los Estados Unidos. C-TPAT es un programa voluntario de asociación entre el sector público y privado que reconoce que CBP puede proporcionar el más alto nivel de seguridad de la carga solo mediante una estrecha cooperación con los principales interesados de la cadena de suministro internacional, como importadores, transportistas, consolidadores, agentes de aduanas autorizados y empresas manufactureras. La Ley de Seguridad y Rendición de Cuentas para todos los Puertos de 2006 proporcionó un marco legal para el programa C-TPAT e impuso estrictos requisitos de supervisión del programa.

En este sentido, el C-TPAT es una iniciativa antiterrorista de la aduana de Estados Unidos que conmina a la industria a tomar medidas conjuntas para evitar que la carga comercial sea contaminada con sustancias ilegales o no manifestadas, tales como armas, drogas o explosivos. Los procedimientos propuestos por el C-TPAT responden a una situación histórica que cambió los parámetros de seguridad a nivel global: los atentados del 11-S y tienen como objetivo resguardar toda la cadena de distribución impidiendo así que los movimientos del comercio internacional sirvan como herramienta al terrorismo y al tráfico ilegal. La certificación C-TPAT sólo puede ser emitida por los EE. UU. y para ser candidato se debe cumplir con los 8 Requerimientos Mínimos establecidos por la aduana norteamericana, los cuales incluyen:

  1. Seguridad física de las instalaciones
  2. Requisitos de los asociados de negocios
  3. Seguridad de contenedores y remolques
  4. Controles de acceso físico
  5. Seguridad personal
  6. Seguridad física
  7. Seguridad de la tecnología informática
  8. Capacitación en seguridad y concientización sobre amenazas

La homologación de procesos aduaneros en materia de seguridad es lo que hoy está predominando a nivel global. El Operador Económico Autorizado es una figura de vital importancia para el comercio internacional y, en especial, en lo relativo a la actividad aduanera. En México, esta figura se implementó bajo el Nuevo Esquema de Empresas Certificadas (NEEC) ahora llamado OEA Operador Económico Autorizado.

Se trata de un programa cuyo objetivo es homologar procesos que fortalezcan la seguridad de la cadena logística del comercio exterior a través de la implementación de estándares mínimos en materia de seguridad internacionalmente reconocidos en coordinación con el sector privado y que otorga beneficios a las empresas participantes. Las empresas que deseen pertenecer al programa deben cumplir ciertos requisitos que pueden englobarse en tres principios de cumplimiento: fiscal, aduanero y de seguridad. También las empresas autotransportistas se pueden certificar dentro del esquema OEA así como los agentes aduanales para brindar mayor seguridad y certidumbre a la cadena logística y de suministro de las empresas exportadoras.

Asimismo, se pueden certificar empresas maquiladoras, comercializadoras, manufactureras sin olvidar a los socios comerciales, transportistas, agentes aduanales, como parte del esquema de Operador Económico Autorizado. Las empresas OEA cuentan con muchos beneficios al certificarse y el no contar con esa certificación les puede acarrear costos importantes. El esquema busca atacar situaciones de riesgo por exportación de bienes, verificando y garantizando el origen de las mercancías.

El C-TPAT, en Estados Unidos; el Operador Económico Autorizado (OEA), en la Unión Europea y en otros países; y el anteriormente llamado Nuevo Esquema de Empresas Certificadas (NECC), ahora OEA en México son esquemas que, en su conjunto, tienen como finalidad agilizar el comercio internacional de manera segura. Se espera que cada vez más actores y prestadores de servicios se sumen a este tipo de certificaciones a nivel global para hacer más eficiente la entrega de mercancías dentro de la cadena de suministro.

A fin de poder llevar a cabo una exitosa implementación del programa C-TPAT & OEA México se sugiere utilizar el Sistema de Gestión de Seguridad en Cadena de Suministro ISO 28000 y las técnicas de Análisis de Riesgos ISO 31000 de acuerdo con la norma internacional vigente, y en específico la ISO 31010, donde de acuerdo a su modelo de negocio, deban implementar.

OEA Operador Económico Autorizado

En junio de 2005, los miembros de la Organización Mundial de Aduanas (OMA) aprobaron por unanimidad el Marco de Estándares SAFE para Asegurar y Facilitar el Comercio Global, el cual contempla la figura relativa a los Operadores Económicos Autorizados, y en el que se establecen los principios, condiciones y normas que las Administraciones de Aduanas de los países afiliados deben tomar a modo de pautas mínimas para la implementación de programas que mejoren la seguridad en las cadenas de suministro. En México entro en vigor el 1ro de enero del 2012 bajo el nombre de “Nuevo Esquema de Empresas Certificadas” (NEEC), a fin de reducir los riesgos de seguridad en embarques de mercancías, sin embargo a fin de homologar el programa con el resto de los 163 países que ya están adheridos al mismo se le ha cambiado el nombre a OEA Operador Económico Autorizado México, y en este caso quien otorga la Certificacion es el SAT (Sistema de Administración Tributaria) a través del AGACE (Administración General de Aduanas y Comercio Exterior)

Los objetivos y principios del Marco SAFE son:

  • Crear normas que garanticen la seguridad y facilitación de la cadena logística a nivel mundial para promover la seguridad y previsibilidad;
  • Permitir el control integrado de la cadena logística en todos los medios de transporte;
  • Ampliar el papel, las funciones y las capacidades de las Aduanas para que
  • Puedan enfrentar los desafíos y aprovechen las oportunidades del siglo XXI;
  • Reforzar la cooperación entre las Administraciones Aduaneras para detectar envíos de alto riesgo;
  • Reforzar la cooperación entre las Aduanas y las empresas;
  • Promover el movimiento fluido de las mercaderías a través de cadenas logísticas internacionales.

El Marco SAFE consta de cuatro elementos:

Primero, el Marco armoniza los requisitos de la información electrónica avanzada sobre los envíos destinados al interior, al exterior o que están en tránsito.

Segundo, cada país que adopte el Marco SAFE se compromete a aplicar un enfoque de análisis de riesgo para resolver las amenazas de la seguridad.

Tercero, estipula que, a pedido del país de destino, la Administración Aduanera del país de despacho realizará una inspección de los contenedores y de la carga de alto riesgo con destino al exterior, preferentemente utilizando equipos de detección no intrusiva como, por ejemplo, máquinas de rayos X y detectores de radiación.

Cuarto, el Marco SAFE define los beneficios que las Aduanas ofrecerán a las empresas que cumplan con las normas de seguridad de la cadena logística y que apliquen las mejores prácticas.

 Pilares del Marco SAFE

El SAFE, está formado por los cuatro elementos básicos antes mencionados, se basa en dos pilares: asociación Aduanas-Aduanas y Aduanas-Empresas. Esta estrategia presenta muchas ventajas. Los pilares suponen un conjunto de normas que se combinan para facilitar la comprensión y la rápida aplicación. Además, este documento se inspira directamente en medidas y programas sobre seguridad y facilitación de la OMA que realizaron las Administraciones Miembro.

 Pilar 1: Asociación Aduanas-Aduanas: Introducción

Las Administraciones Aduaneras deben trabajar conjuntamente utilizando normas aceptadas para optimizar la seguridad y la facilitación de la cadena logística internacional cuando la carga y los contenedores circulan por el sistema comercial. El pilar Aduanas-Aduanas cumple con este objetivo. Este pilar ofrece un mecanismo efectivo para proteger a la cadena logística internacional contra el terrorismo y otros delitos transnacionales.

El principio básico de este pilar es utilización de la información electrónica avanzada para identificar contenedores o cargas de alto riesgo. A través de las herramientas informatizadas de selección, las Administraciones Aduaneras identifican los envíos de alto riesgo tan pronto como sea posible, ya sea en el puerto de partida o incluso antes.

Para que sea efectivo y para garantizar que el proceso no obstaculice el movimiento de mercaderías, las Administraciones Aduaneras debe utilizar tecnologías modernas para inspeccionar los envíos de alto riesgo. Estas tecnologías comprenden, entre otras, las máquinas de rayos X y gamma y los dispositivos para detectar la radiación. Otro punto fundamental de este pilar es la utilización de tecnologías modernas a fin de preservar la integridad de la carga y de los contenedores.

 Pilar 2 – Aduanas-Empresas:

Cada Administración Aduanera creará una asociación con el sector privado para asegurar la seguridad de la cadena logística internacional. El objetivo principal de este pilar es la creación de un sistema internacional para identificar a las empresas privadas que ofrecen un alto grado de garantías de seguridad para su papel en la cadena logística. Estos socios pueden recibir beneficios tangibles dentro de dichas asociaciones como por ejemplo el procesamiento expeditivo y otras medidas.

Es necesario efectuar programas que permitan a las dependencias federales conocer los mecanismos de control y seguridad que lleva a cabo el sector privado en sus procesos, otorgarles un grado de confianza y enfocar los recursos disponibles en las áreas de mayor riesgo para la seguridad nacional. Así, el gobierno mexicano cumple con el compromiso internacional asumido al adherirse al Marco SAFE con la carta de intención firmada por el Servicio de Administración Tributaria a través de la Administración General de Aduanas.

El Servicio de Administración Tributaria, comprometido con las responsabilidades internacionales y consciente de la necesidad de generar instrumentos que faciliten el cruce de mercancías por las fronteras y propicien el bienestar económico, decidió establecer el programa de Operador Económico de México.

La figura del Operador Económico Autorizado (OEA) entró en vigor en la Unión Europea en el 2008. Esta disposición se estableció con la finalidad de que los operadores informasen previamente a la aduana sobre las mercancías que entran o salen del territorio aduanero mediante una declaración sumaria. Esta figura nace, principalmente, del C-TPAT americano (Customs-Trade Partnership Against Terrorism) como una forma de aumentar la seguridad de la cadena logística internacional, luchando tanto contra el terrorismo como contra el narcotráfico. El operador económico autorizado es un estatuto que pueden obtener los operadores económicos comunitarios y que supone, principalmente, ser considerado por la Unión Europea como un elemento de confianza en cuanto a su actividad profesional en materia aduanera. Se trata de una certificación oficial que se obtiene a través del departamento de aduanas. En esta certificación participan agentes de aduanas, así como empresas importadoras y exportadoras.

¿Qué es un OEA?

Una parte que interviene en el movimiento internacional de mercaderías en nombre de una administración nacional de Aduanas porque cumple con las normas de la OMA o con normas equivalentes como lo es ISO 28000 en lo que respecta a la seguridad de la cadena logística. Los Operadores Económicos Autorizados pueden ser fabricantes, importadores, exportadores, despachantes, transportistas, intermediarios, operadores portuarios, aeroportuarios, de terminales, de depósitos o distribuidores.

 OEA México 11 Requerimientos Mínimos de Seguridad

1.     Planeación de la seguridad en la cadena de suministros

La empresa debe elaborar políticas y procedimientos documentados a fin de llevar a cabo un análisis para identificar riesgos ISO 31000 y debilidades en su cadena de suministros ISO 28000, con el objeto de establecer estrategias que ayuden a mitigarlos.

2.    Seguridad física.

La empresa debe contar con mecanismos establecidos para disuadir, impedir o descubrir la entrada a las instalaciones de personas no autorizadas. Todas las áreas sensibles de la empresa deben contar con barreras físicas, elementos de control y disuasión contra el ingreso no autorizado.

3.    Controles de acceso físico.

La empresa debe contar con mecanismos o procedimientos para el control del ingreso de los empleados y visitantes, y proteger los bienes de la empresa. Los controles de acceso deben incluir la identificación de empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada.

4.    Socios comerciales

La empresa debe contar con procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de socios comerciales (Transportistas, fabricantes, vendedores, proveedores de partes y materias primas, y proveedores de servicios) y exigirles que cumplan con las medidas de seguridad establecidas conforme a sus análisis de riesgo ISO 31000.

5.    Seguridad de procesos

La empresa debe establecerse medidas de control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía durante el transporte, manejo, despacho aduanero y almacenaje de carga a lo largo de la cadena de suministro.

6.    Gestión aduanera

La empresa debe contar con procedimientos documentados donde se establezcan políticas internas y de operación, así como los controles necesarios para el debido cumplimiento de las obligaciones aduaneras.

Asimismo, tener personal especializado y procedimientos documentados, que verifiquen la información y documentación generada por el agente aduanal o, en su caso, los procesos que realiza el apoderado aduanal.

7.    Seguridad de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o semirremolques.

La empresa debe mantener la seguridad en los medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques para protegerlos de la introducción de personas o materiales no autorizados.

Debe aplicarse un sello de alta seguridad a todos los contenedores y remolques en los embarques de comercio exterior, que cumpla o exceda la norma ISO 17712 para sellos de alta seguridad.

8.    Seguridad del personal.

La empresa debe contar con procedimientos documentados para el registro y evaluación de las personas que desean obtener un empleo dentro de la empresa y establecer métodos para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.

También, contar con programas de capacitación para el personal, que difundan las políticas de seguridad de la empresa, así como las consecuencias y acciones a tomar en caso de cualquier falta.

9.    Seguridad de la información y documentación.

La empresa debe establecer medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y documentación generada por los sistemas, incluidos aquellos utilizados para el intercambio de información con otros integrantes de la cadena de suministro. Asimismo, políticas que incluyan las medidas contra su mal uso.

10. Capacitación en seguridad y concientización.

Debe existir un programa establecido y mantenido por el personal de seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministro. Los empleados deben conocer los procedimientos establecidos de la compañía para considerar una situación y cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación adicional a los empleados en las áreas de envíos y recibos, y también a quienes reciben y abren el correo.

11. Manejo e investigación de incidentes.

Es necesario que existan procedimientos documentados para investigar y reportar incidentes en la cadena de suministros y sobre las acciones que haya que tomar para evitar su recurrencia.

Servicios Complementarios

Auditoria de Cumplimiento

Nuestro equipo apoyara a sus auditores internos o podremos entrenarlos, para el cumplimiento de conformidad con los requerimientos mínimos y procedimientos técnicos establecidos, en los programas para la obtención de las Certificaciones de acuerdo al propio contexto de la organización a fin de obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.

Análisis de Riesgos

La ISO31000 es una norma internacional de Gestión de Riesgos que puede ser adoptada por cualquier organización de cualquier tamaño o industria. Bien se trate de organizaciones públicas o privadas y se puede aplicar a cualquier tipo de riesgo.

Los requisitos que establece la norma ISO31000 se pueden aplicar para cualquier tipo de objetivo de cualquier nivel o área de la organización. Tanto a nivel estratégico como a cualquier tipo de actividad. Y puede ayudar a la organización a gestionar procesos, operaciones, proyectos, programas, productos, servicios y activos.

Planeación Estratégica de Seguridad

La empresa deberá llevar a cabo una planeación estratégica para la gestión del riesgo de forma sistemática que permita la identificación, análisis, evaluación y tratamiento de riesgos y debilidades en su cadena de suministros y en sus instalaciones, con el objeto de que la dirección implemente estrategias, elabore políticas y procedimientos documentados que ayuden a mitigar y disuadir dichos riesgos y por ende aporte elementos que fortalezcan a la seguridad de la cadena de suministros.

Las empresas  que desean alcanzar el éxito deberán llevar a cabo una planeación estratégica basada en una gestión del riesgo de forma sistemática que permita la identificación, análisis, evaluación, tratamiento de riesgos y amenazas en su cadena de suministros y en sus instalaciones, con el objeto de que la dirección implemente estrategias, elabore políticas y procedimientos documentados que ayuden a mitigar y disuadir dichos riesgos y por ende aporte elementos que fortalezcan a la seguridad de la cadena de suministros.

Implementación de Control Interno

Los indicadores de desempeño es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la compañía, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.

Deben establecerse medidas de control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía de los procesos relacionados con el transporte, manejo, despacho aduanero y almacenaje de carga a lo largo de la cadena de suministros. Estos procedimientos deben documentarse y asegurarse de mantener la integridad de su embarque desde el punto de origen hasta su destino final.

Auditoria a Socios Comerciales y Proveedores

Asesoramos a su compañía para contar con procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de socios comerciales (Transportistas, fabricantes, vendedores, proveedores de partes y materias primas, proveedores de servicios como limpieza, seguridad, contratación de personal) y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros internacional.

Apoyamos a su empresa a contar con procedimientos documentados en el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en su cadena de suministro, ya sea como proveedores de materiales para la elaboración, empaque o embalaje de las mercancías sometidas a comercio exterior, así como de los proveedores de servicios como empresas de seguridad privada, transportistas y agentes aduanales que de igual forma intervengan en el control, manipulación, traslado y/o coordinación de sus mercancías.

Evaluación del Sistema de Seguridad

El ciclo de la Mejora Continua o PHVA puede aplicarse a todos los procesos y al sistema de gestión de la calidad como un todo y puede describirse brevemente como sigue:

Planificar:establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización, e identificar y abordar los riesgos y las oportunidades;

Hacer:implementar lo planificado;

Verificar:realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados;

Actuar:tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario.

Desarrollo de Proveedores

Apoyamos a su empresa a contar con procedimientos documentados en el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en su cadena de suministro, ya sea como proveedores de materiales para la elaboración, empaque o embalaje de las mercancías sometidas a comercio exterior, así como de los proveedores de servicios como empresas de seguridad privada, transportistas y agentes aduanales que de igual forma intervengan en el control, manipulación, traslado y/o coordinación de sus mercancías.

Seguridad & Cumplimiento Legal